Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Ounasvaaran Hiihtoseura ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste yhdistyksen jäsenrekisteristä.
1. Rekisterinpitäjä
Ounasvaaran Hiihtoseura ry, Y-tunnus 0192403-7
Yhteystiedot
Hiihtomajantie 4b, 96400
Rovaniemi
040 1544140
info@oh.fi
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ounasvaaran Hiihtoseuran toiminnanjohtaja
Janne Mäkinen
040 1544140
janne.makinen@oh.fi
2. Rekisterin nimi
Ounasvaaran Hiihtoseura ry:n jäsenrekisteri
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Yhdistyslaki (1989/503 §11) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi sekä kotipaikka. Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen ajantasaisen jäsenrekisterin ylläpitämiseksi, yhteydenottojen, viestinnän sekä muiden jäsenyyden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Yhteystiedot
- henkilön täydellinen nimi (etunimet + sukunimi)
- osoite
- syntymäaika
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@oh.fi
Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Poisto-oikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistoa rekisteristä tai niiden käytön rajoittamista.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistyksen jäseneltä tämän liittyessä yhdistykseen.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jäsenrekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvipalvelussa, joka sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Ounasvaaran Hiihtoseura ry:n sääntöjen mukaan jäsenen katsotaan eronneen, kun hän on jättänyt jäsenmaksunsa kahtena perättäisenä vuotena maksamatta. Jäsen voi erota ilmoittamalla erostaan kirjallisesti rekisterinpitäjälle (kts. kohta “Rekisteristä vastaava henkilö”).
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan ehdotonta huolellisuutta. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain rekisterinpitäjällä. Ainoastaan rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle tai sähköpostitse tästä rekisteristä vastaavalle henkilölle (kts. kohta “Rekisteristä vastaava henkilö”).
11. Muutokset tietosuojaselosteessa
Yhdistys pidättää oikeudet muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja sitä voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 2.2.2023
Ounasvaaran Hiihtoseura ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Ounasvaaran Hiihtoseura ry, y-tunnus 0192403-7
Yhteystiedot
Hiihtomajantie 4b, 96400
Rovaniemi
040 1544140
info@oh.fi
Rekisteristä vastaava henkilö
Ounasvaaran Hiihtoseuran toiminnanjohtaja
Janne Mäkinen
040 1544140
janne.makinen@oh.fi
2. Rekisteröidyt
- Asiakkaat
- Potentiaaliset asiakkaat
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Ounasvaaran Hiihtoseura ry:n asiakasrekistereihin tallennettuja henkilötietoa käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, palveluiden kertomiseen, markkinointitarkoitukseen sekä yrityksen palveluiden ja muiden toimintojen kehittämiseen / suunnitteluun sekä vastaaviin tarkoituksiin.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
- Nimi
- Osoite
- Sähköposti
- Puhelinnumero
Asiakastiedot
Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@oh.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään asiakkaansuhteen syntyessä sekä rekisteripitäjän järjestelmistä palveluihin verkkolomakkeiden kautta. Lisäksi päivitetään viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistetaan tiedon ajantasaisuuden.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Ounasvaaran Hiihtoseura ry:n ulkopuolelle.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta taikka lähettämällä viestin osoitteeseen: info@oh.fi
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
12. Evästeet ja selailun seuranta
Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
Sivustomme käyttää Google Analytics-palvelua.
Sivuillamme on myös linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin. Me emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.
